Changement de portée? Il faut le prouver!

« Je sais que ces travaux dépassent la portée du projet, mais nous réglerons les détails après. »
Il n’est pas étonnant que, lorsque l’unique préoccupation de tous est d’accomplir le travail, la paperasse peut être négligée. Dans la plupart des cas, les parties finissent par régler tous les détails, mais rarement sans tension. La mémoire est rarement libre de tout parti pris, et chacun croit mériter que l’autre lui donne une chance. Les changements ne se solderont pas tous par une réclamation dans le domaine de la construction, mais une bonne dose de scepticisme peut aider chacun à garder son grand-froid. Les registres contribuent grandement à aider à établir qui a été convenu dans l’instant.

Dans un monde parfait, aucun écart, changement ni supplément n’est permis sans ordre de changement ni directive formelle. Il est fréquent que les dispositions d’un contrat de construction (ou marché de travaux) prévoient que le document reflète la totalité de l’accord conclu entre les parties et qu’il ne peut être modifié que sur consentement de toutes les parties. Surtout dans certains cas entraînant la demande de suppléments, il est essentiel que chaque détail entourant tout changement de la portée puisse être établi.

Idéalement, votre routine quotidienne comprendrait l’établissement de registres complets, à jour, accessibles et fiables des directives, du rendement, des coûts, des rajustements, des mises à jour et des autorisations, mais la vie est rarement parfaite. Cette bonne dose de scepticisme devrait permettre la reconnaissance qu’une facette quelconque du projet de construction puisse donner lieu à une réclamation dans le domaine de la construction. La résolution fructueuse de toute réclamation dépend de l’habileté d’une partie de présenter ses arguments de manière convaincante, ce qui, généralement, est directement lié à la manière dont sa position est étayée. Si une position ne peut être établie, le seul antidote au jeu du « qui a dit quoi » est ce qu’un tiers estime paraître juste et raisonnable. Cette situation peut être problématique lorsque le changement qui est à l’origine du dépassement de la portée des travaux n’est ni juste ni raisonnable.

Un lien devrait exister entre le niveau relatif de perfectionnement de vos registres, le coût de leur maintien et la complexité des travaux donnés à contrat; cependant, même les travaux les plus simples nécessitent une documentation de base, et la reconstitution des registres par le personnel de bureau est insuffisante si les personnes sur le chantier ignorent quand et comment créer des notes et quoi documenter. La documentation appropriée sera dictée par les circonstances, mais l’enregistrement de photos ou de vidéos des conditions imprévues sur un téléphone intelligent, une note dans un carnet de notes pour consigner une conversation ou la tenue d’un journal de travail dans l’attente précise qu’il soit maintenu à jour peut s’avérer des plus utilises à votre cause. Cette pratique vise à :

1. Convaincre l’autre camp que votre position est justifiée aux termes du contrat, que vos évaluations offrent un portrait raisonnable de la situation et que l’attribution de la responsabilité à l’égard des événements est rationnelle et démontrable;
2. Comprendre comment les travaux peuvent avancer, tout en veillant à ce que tous les intervenants soient traités équitablement;
3. Éviter les litiges, les arbitrages ou le recours à d’autres méthodes de règlement des différends qui nuisent à la réalisation des travaux ou qui nécessitent que vous consacriez votre temps, votre énergie et votre argent en vue de réparer le résultat des travaux après leur achèvement.

Les principaux types de documents relatifs à un projet sont, notamment, la correspondance, les courriels et les télécopies, les échéanciers et les rapports d’évolution, les feuilles de temps, les rapports journaliers du surintendant, les procès-verbaux des réunions, les ordres de changement et les directives ainsi que les photos et vidéos, mais tout document peut être significatif. Pour être fiables, les documents devraient être précis et concis, conservés sous un format durable qui ne permet pas la destruction involontaire des données, datés et clairement identifiés. Les protocoles de classement établis peuvent prévoir certaines étapes simples comme la numérotation des projets, l’établissement de sous-catégories identifiables et le stockage sécurisé. Les timbres-dateurs qui indiquent les dates de réception et de livraison ou les fiches de circulation de documents peuvent fournir la preuve très utile d’un aspect particulier. La nouvelle technologie peut faciliter le stockage et la récupération de données, surtout lorsque les documents relatifs aux soumissions ou aux demandes de propositions, le cahier des charges et les desseins se trouvent en ligne, mais à moins que chaque membre de l’équipe n’ait reçu une formation adéquate et qu’il n’adopte le processus, la valeur est perdue. L’écueil du genre « à données inexactes, résultats erronés » s’applique dans la plupart des cas, et la technologie de pointe ne semble qu’accroître le risque d’erreur à plus grande échelle.

La communication est essentielle à toute relation fructueuse, aussi n’est-il pas étonnant qu’une preuve fiable des communications soit fondamentale pour obtenir un traitement équitable après coup. Si les attentes sont précisées dès le début, L’existence de registres fiables des attentes facilitera la livraison efficace des produits et services pour toutes les parties au processus.

Sommaire des documents relatifs à un projet